5 Facts zur Direktionssekretärin / zum Direktionssekretär (Zert.)
Du interessierst dich für eine Weiterbildung zur Direktionssekretärin oder zum Direktionssekretär und möchtest wissen, welche Kompetenzen dabei gefragt sind? Direktionssekretärinnen und Direktionssekretäre unterstützen die Geschäftsleitung und Führungskräfte bei anspruchsvollen administrativen und organisatorischen Aufgaben. Die Weiterbildung vermittelt praxisnahes Wissen in Assistenz und Unterstützung der Geschäftsleitung, Organisation und Koordination, professioneller Geschäftskommunikation, Sitzungs- und Terminmanagement sowie digitalen Arbeitsprozessen und Büroorganisation. Dabei geht es nicht nur um die effiziente Erledigung administrativer Aufgaben, sondern auch um einen selbstständigen und verantwortungsvollen Umgang mit vertraulichen Informationen. Die folgenden fünf Facts zeigen, welche Aufgaben im Direktionssekretariat besonders wichtig sind und welche Kompetenzen für diese vielseitige Funktion benötigt werden.
Direktionssekretärinnen und Direktionssekretäre übernehmen vielfältige Aufgaben, die den Arbeitsalltag von Geschäftsleitungsmitgliedern und Führungskräften erleichtern. Sie entlasten ihre Vorgesetzten bei organisatorischen und administrativen Arbeiten und schaffen damit Freiräume für strategische und operative Führungsaufgaben.
Zu ihren möglichen Aufgaben gehören beispielsweise:
- Termine und Besprechungen koordinieren
- die Geschäftsleitung im Tagesgeschäft unterstützen
- Korrespondenz und Dokumente bearbeiten
- Sitzungen und Geschäftsreisen organisieren
- Informationen aufbereiten und weiterleiten
Je nach Unternehmen und Funktion können die Aufgaben unterschiedlich ausfallen und von klassischen Sekretariatsarbeiten bis zur eigenständigen Bearbeitung anspruchsvoller organisatorischer Aufgaben reichen.
Im Umfeld der Geschäftsleitung treffen häufig zahlreiche Aufgaben, Termine und Anfragen gleichzeitig ein. Direktionssekretärinnen und Direktionssekretäre müssen deshalb gut organisieren, Prioritäten setzen und auch bei kurzfristigen Änderungen den Überblick behalten.
Dabei sind unter anderem folgende Kompetenzen gefragt:
- Arbeitsabläufe selbstständig organisieren
- Termine und Fristen im Auge behalten
- dringende Aufgaben priorisieren
- mehrere Aufträge gleichzeitig koordinieren
- auf kurzfristige Änderungen flexibel reagieren
Eine strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise trägt dazu bei, dass die Geschäftsleitung zuverlässig unterstützt wird und wichtige Abläufe reibungslos funktionieren.
Direktionssekretärinnen und Direktionssekretäre stehen mit verschiedenen internen und externen Anspruchsgruppen in Kontakt. Sie verfassen Geschäftskorrespondenz, koordinieren Informationen und treten im Namen ihrer Vorgesetzten oder des Unternehmens auf.
Zu den wichtigen Kommunikationsaufgaben gehören beispielsweise:
- professionelle E-Mails und Geschäftsbriefe verfassen
- Telefonate und Anfragen bearbeiten
- Kontakte zu Kunden und Geschäftspartnern pflegen
- Sitzungen und Besprechungen kommunikativ vorbereiten
- Informationen adressatengerecht weitergeben
Eine klare Ausdrucksweise, ein sicheres Auftreten und ein gutes Gespür für unterschiedliche Gesprächssituationen sind deshalb wichtige Voraussetzungen für diese Tätigkeit.
Im Direktionssekretariat werden häufig sensible Informationen verarbeitet. Dazu können interne Geschäftsdaten, Personalinformationen, finanzielle Unterlagen oder vertrauliche Entscheidungen der Geschäftsleitung gehören.
Im Umgang mit solchen Informationen sind als Direktionssekretär / Direktionssekretärin deshalb wichtig:
- Vertraulichkeit und Diskretion wahren
- sensible Dokumente sorgfältig bearbeiten
- Informationen gezielt und berechtigt weitergeben
- Datenschutzvorgaben berücksichtigen
- Verantwortung für die korrekte Ablage und Verwaltung von Unterlagen übernehmen
Gerade bei der Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung ist ein hohes Mass an Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein gefragt.
Die Arbeit im Direktionssekretariat wird zunehmend durch digitale Werkzeuge unterstützt. Termine, Dokumente, Kommunikation und Sitzungsunterlagen werden häufig elektronisch verwaltet. Entsprechend sind gute Anwenderkenntnisse und die Bereitschaft, digitale Hilfsmittel gezielt einzusetzen, von grosser Bedeutung.
Im Berufsalltag können beispielsweise folgende Bereiche eine Rolle spielen:
- Textverarbeitung und Tabellenkalkulation
- digitale Kalender- und Terminverwaltung
- Präsentationen und Sitzungsunterlagen
- elektronische Dokumentenverwaltung
- digitale Kommunikations- und Zusammenarbeitstools
Die Weiterbildung Direktionssekretärin / Direktionssekretär (Zert.) eignet sich damit insbesondere für Personen, die ihre administrativen und organisatorischen Fähigkeiten vertiefen und sich für anspruchsvolle Assistenzaufgaben im Umfeld von Geschäftsleitungen und Führungskräften qualifizieren möchten.
