Quelles sont les missions le plus souvent mentionnées dans les offres d'emploi du secteur ? Quelles sont les exigences pour un poste de secrétaire de direction (homme ou femme) ?
Les offres d'emploi pour un poste de secrétaire de direction précisent les exigences que les entreprises attendent des collaborateurs chargés d'apporter un soutien administratif et organisationnel aux directions ou aux cadres. Les demandeurs d'emploi trouvent dans ces offres des informations importantes sur les missions à accomplir, les compétences professionnelles et personnelles requises, ainsi que sur l'entreprise.
Les missions concrètes varient selon l'entreprise et le poste occupé. Les secrétaires de direction se chargent souvent de l'organisation des rendez-vous et des réunions, de la correspondance, de la préparation des documents ainsi que de la coordination des informations et des tâches. Selon le poste, s'y ajoutent des missions d'assistance exigeantes, le soutien à des projets, l'organisation de voyages ou la gestion des relations internes et externes.
Nous avons analysé et compilé* les informations issues d'offres d'emploi pertinentes publiées sur différentes plateformes d'emploi. Elles mettent en évidence les tâches les plus courantes dans le cadre d'un poste de secrétaire de direction (homme ou femme) ainsi que les compétences attendues par les employeurs.
Dans les offres d'emploi, on trouve, outre les intitulés classiques, divers postes apparentés :
- Secrétaire de direction / Secrétaire de direction
- Assistant(e) de direction
- Assistant exécutif
- Assistant de gestion
- Assistant(e) de direction
- Assistance de direction
- Assistant(e) de direction
- Assistant(e) de direction
- Assistant(e) de direction
- Assistant(e) d'équipe
- Secrétaire de direction
- Responsable administratif / Responsable administrative
- Assistant personnel
- Assistant administratif
- Assistant(e) de secrétariat
- Assistant(e) du PDG
Selon les entreprises, les missions d’un secrétaire de direction peuvent recouper celles d’un assistant de direction ou d’un assistant exécutif.
La répartition des tâches varie selon l'entreprise et le poste. Les offres d'emploi dans ce domaine présentent globalement la répartition suivante :
| Exercice | pourcentage |
| Planification des rendez-vous, organisation des réunions, gestion de l'agenda et des tâches en attente | 25 % |
| Correspondance, documentation, rédaction de procès-verbaux et mise en forme de documents | 20 % |
| Assistance à la direction dans la gestion quotidienne des activités | 20 % |
| Organisation de réunions, de voyages d'affaires, d'événements et d'autres manifestations | 15 % |
| Communication et coordination avec les interlocuteurs internes et externes | 10 % |
| Soutien aux projets, présentations, analyses et autres tâches administratives | 10 % |
Ces fonctions vont donc bien au-delà des tâches de secrétariat classiques. Pour les postes les plus exigeants notamment, on attend du candidat qu’il soit capable de travailler de manière autonome et de définir correctement les priorités au sein de l’entourage immédiat de la direction.
Exigences mentionnées dans les offres d'emploi pour un poste de secrétaire de direction (homme ou femme)
Les exigences requises pour un(e) secrétaire de direction varient en fonction de l'entreprise, du secteur d'activité et du domaine de responsabilité. Outre une formation commerciale, les employeurs attendent souvent une expérience professionnelle dans le domaine administratif, un sens de l'organisation et d'excellentes compétences en communication. La maîtrise du traitement des informations confidentielles, des outils bureautiques numériques et de la gestion complexe des agendas et des réunions joue également un rôle important. Tu trouveras ci-dessous un aperçu des exigences les plus fréquemment mentionnées dans les offres d'emploi.
| Conditions professionnelles |
Pour les postes d'assistant(e) de direction ou de cadre supérieur plus exigeants, une expérience préalable dans une fonction similaire est souvent requise. |
| Compétences requises pour le poste de secrétaire de direction / secrétaire de direction |
De plus, la maîtrise des outils numériques d'assistance et d'organisation revêt une importance croissante. Il peut s'agir, par exemple, de fonctions de calendrier automatisées, de plateformes numériques de réunion et d'applications basées sur l'intelligence artificielle pour la recherche, le traitement de texte ou la documentation. |
| Caractéristiques personnelles |
Il est particulièrement important de savoir garder une vue d'ensemble même lorsque plusieurs tâches doivent être effectuées simultanément et de traiter les informations confidentielles avec discrétion. |
| Autres postes : secrétaire de direction / secrétaire de direction |
Les secrétaires de direction travaillent souvent en étroite collaboration avec les membres de la direction, les directeurs et directrices ou d'autres cadres supérieurs. Ils ont ainsi accès à des informations confidentielles et jouent un rôle important de liaison au sein de l'entreprise. Outre le sens de l'organisation et les compétences en communication, la discrétion, la loyauté et un sens aigu des responsabilités sont donc particulièrement importants pour le poste de secrétaire de direction. De nombreuses offres d'emploi exigent également de savoir interagir de manière professionnelle avec les interlocuteurs internes et externes. En fonction du poste, il peut également être nécessaire de savoir hiérarchiser les tâches de manière autonome, de synthétiser les informations et de soulager de manière proactive la direction. |
Les secrétaires de direction trouvent des emplois dans des secteurs très variés, notamment dans :
- Industrie et production
- Commerce
- Banques et assurances
- Immobilier
- Fiduciaire et conseil en gestion d'entreprise
- Santé publique
- Industrie pharmaceutique et technologies médicales
- Informatique et technologie
- secteur du bâtiment
- Logistique et transport
- Administration publique
- Institutions de formation
- Tourisme et hôtellerie
- Associations et organisations
- société de services
La grande diversité des débouchés montre que les compétences d'un assistant de direction ne se limitent pas à un secteur d'activité particulier.
Perspectives d'évolution dans le métier de secrétaire de direction / Secrétaire de direction
L'évolution professionnelle peut prendre différentes directions. En fonction de l'expérience professionnelle et des intérêts personnels, il est possible de se spécialiser dans l'assistance de direction, la gestion de bureau, la gestion de projet, les ressources humaines ou l'administration.
Des formations complémentaires en économie d'entreprise, en gestion, en ressources humaines, en marketing ou en gestion de projet peuvent également ouvrir de nouvelles perspectives professionnelles.
Après quelques années d'expérience professionnelle, les secrétaires de direction peuvent, par exemple, évoluer vers les postes suivants :
- Assistant exécutif
- Assistant de gestion
- Assistance de direction
- Assistant personnel
- Responsable administratif / Responsable administrative
- Responsable du secrétariat / Responsable du secrétariat
- Responsable administratif / Responsable administrative
- Chef de projet / cheffe de projet
- Assistant(e) de projet
- Responsable des ressources humaines (h/f)
- Assistant/e du personnel
- Economiste d'entreprise ES / Economiste d'entreprise ES
- Diplômé(e) en gestion d'entreprise à l'ES
C'est précisément la combinaison de l'expérience professionnelle, des compétences organisationnelles et d'une formation continue ciblée qui peut ouvrir la voie à des postes d'assistant, de spécialiste ou de coordinateur plus exigeants.
Évolutions récentes du profil professionnel « Secrétaire de direction / Secrétaire de direction »
Les exigences imposées aux secrétaires de direction ont considérablement évolué avec la numérisation. Si les tâches de secrétariat classiques restent importantes, les fonctions d'assistance impliquent de plus en plus des missions de coordination, de communication et d'organisation.
Les calendriers numériques, les solutions cloud, les visioconférences, la gestion électronique des documents et les outils de collaboration font désormais partie du quotidien professionnel dans de nombreuses entreprises. Parallèlement, les applications basées sur l'intelligence artificielle peuvent faciliter la préparation des réunions, la rédaction de textes, la recherche d'informations ou la structuration de celles-ci.
La collaboration croissante entre les services et les sites contribue également à faire évoluer le profil professionnel. Les secrétaires de direction doivent coordonner efficacement les informations, utiliser les canaux de communication numériques en toute sécurité et garder une vue d'ensemble même lorsque la charge de travail est importante.
On recherche donc tout particulièrement des collaborateurs qui allient sens de l'organisation, compétences numériques, aptitudes à la communication et discrétion, et qui soient capables d'assister un cadre de manière proactive et autonome.
D'ailleurs :Tu trouveras ici des liens utiles sur le thème des offres d'emploi et de la recherche d'emplois :
- La recherche d'emploi : atteindre son objectif étape par étape
- Aperçu des plateformes d'emploi
- Soutien par le coaching et le conseil
*Les informations présentées ici sont issues d'une analyse des offres d'emploi pertinentes intitulées « Emploi de secrétaire de direction » publiées sur différentes plateformes d'emploi suisses et donnent un aperçu des exigences que les employeurs imposent aujourd'hui aux secrétaires de direction.
